Vérification des finances et des marchés

Préparée pour la Cour Suprême du Canada
Rapport préparé par
Conseils et Vérification Canada
Projet numéro: 330-0970-01
Avril 2001

Sommaire exécutif

La dernière vérification des Finances effectuée au cours de l'hiver de l'année 1996 concluait que la Direction des finances (maintenant réorganisée sous la Direction des finances et de la gestion du matériel) était bien gérée et continuait à offrir des conseils valables au sous-ministre. On a entrepris la présente vérification afin d'examiner plusieurs éléments d'intérêt courant pour la gestion, notamment le caractère adéquat des pratiques de passation des marchés et des activités de vérification des comptes au sein de la Direction des finances et de la gestion du matériel (DFGM); le caractère adéquat de la limite actuelle de 5 000 $ pour l'acquisition des biens; si certains problèmes de gestion des ressources humaines émanant du récent sondage auprès du personnel de la Fonction publique à l'échelle du gouvernement sont abordés de façon satisfaisante et l'état de réceptivité à la mise en oeuvre de la Stratégie d'information financière (SIF) à la Cour suprême du Canada (CSC).

En se fondant sur les résultats de notre examen, notre conclusion générale est que la fonction des finances au sein de la DFGM est bien gérée et contrôlée et reflète l'utilisation de solides principes de fonction moderne de contrôleur. Dans le domaine de la passation des marchés, nous avons fait un certain nombre de recommandations afin de renforcer les pratiques et les contrôles de passation de marchés et pour favoriser un meilleur respect de la Politique des marchés du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et du Règlement sur les contrats du Gouvernement.

Un résumé des résultats expliqués dans la section des résultats de la vérification du présent rapport de vérification figure ci-après:

  1. Bien que la Direction des finances et de la gestion du matériel (DFGM) a mis en place des mesures importantes en vue de simplifier ses pratiques contractuelles, plusieurs améliorations sont encore nécessaires pour renforcer les contrôles sur la gestion des contrats et les processus d'administration ainsi que pour assurer que ses pratiques contractuelles se conforment davantage aux politiques des marchés du SCT et aux exigences du Règlement sur les marchés du Gouvernement.
  2. La DFGM a mis en oeuvre un cadre solide de contrôle pour assurer que les comptes soumis par les fournisseurs et les contractuels sont vérifiés et payés de façon efficace et dynamique. Toutes les politiques et les exigences procédurales des agences centrales sont complètement respectées.
    • Le niveau actuel pour l'acquisition des biens au sein de la CSC est de 5 000 $. En se fondant sur un examen opérationnel des transactions dépassant 5 000 $ pour la période du 1er novembre 1999 au 22 novembre 2000, nous sommes d'avis que le niveau actuel de 5 000 $ pour l'acquisition de biens devrait être révisé à 25 000 $. Ce changement augmentant le pouvoir d'acquisition de biens servirait à mettre en oeuvre l'offre faite par le Ministre de Travaux publics Services gouvernementaux Canada (TPSGC) aux ministères et aux agences en mai 1998 et en juin 2000.
    • La DFGM a mis en oeuvre des initiatives efficaces en vue de s'occuper des problèmes de communication et de charges de travail qui avaient été soulevés suite au sondage auprès du personnel de la Fonction publique. Les réunions du personnel aux deux semaines et les possibilités de perfectionnement et de promotions récemment créées ont été bien reçues par le personnel de la Direction.
    • La DFGM a fait des progrès favorables et positifs afin d'assurer que la CSC sera prête pour la SIF lors de la date d'échéance du 31 mars 2001.

Nous désirons exprimer notre reconnaissance au personnel et aux gestionnaires de la DFGM pour la collaboration et l'aide fournies à l'équipe de vérification au cours de la vérification. Les résultats de la présente vérification ont été discutés avec le directeur général, Secteur des services de gestion.

Ottawa, Ontario

1.0 Introduction

1.1 Contexte

La présente vérification englobe les activités financières de la Direction des finances et de la gestion du matériel (anciennement la Direction des finances), une des trois directions faisant partie du Secteur des services de gestion. Au moment de la présente vérification, la Cour suprême du Canada faisait l'objet d'une réorganisation approfondie. En vertu de cette réorganisation, le Secteur des services de gestion se rapporte directement au Registraire.

La Direction des finances et de la gestion du matériel (DFGM) sont gérées par un Directeur auquel le chef, Opérations comptables et de gestion du matériel se rapporte. Le chef, Opérations comptables et gestion du matériel supervise quatre commis affectés à l'aide au soutien des opérations. La DFGM est présentement en état de transition en ce sens que plusieurs postes d'agents des finances sont occupés sur une base provisoire et que deux nouveaux postes d'agents des finances seront créés et dotés plus tard au cours de l'exercice financier 2000-2001. En date du 30 juillet, les responsabilités du poste de Directeur sont assumées par une ressource contractuelle jusqu'à ce qu'un nouveau directeur soit embauché. De plus, le poste de chef, Opérations de la comptabilité et de la gestion du matériel est présentement occupé à titre intérimaire.

À l'heure actuelle, quatre commis se rapportent au chef des opérations comptables. Trois de ces commis sont responsables des acquisitions et de l'administration de biens et services pour la CSC. L'autre commis, présentement intérimaire dans un poste d'agent financier junior est responsable de la gestion des recettes, des activités de distribution des chèques et de la petite caisse.

1.2 Objectifs et portée de la vérification

1.2.1 Objectifs

Le but de la vérification est d'appuyer la gestion en évaluant et en émettant des opinions sur:

  1. les pratiques courantes des marchés au sein de la Direction des finances et de la gestion du matériel, y compris, les acquisitions et les marchés de biens et services;
  2. le caractère adéquat des contrôles financiers sur la vérification des comptes et les activités de traitement des paiements;
  3. le caractère adéquat du montant actuel de 5 000 $ pour les approvisionnements en biens au sein de la CSC;
  4. l'efficacité de la charge de travail et des initiatives de communication qui ont récemment été mises en oeuvre pour aborder les résultats du sondage auprès du personnel de la Fonction publique; et
  5. l'étendue de la réceptivité de la mise en oeuvre de la Stratégie d'information financière (SIF) au sein de la CSC.

1.2.2 Étendue de la vérification

L'étendue de la présente vérification comprend l'examen

  • de tous les marchés de services professionnels de plus de 25 000 $ administrés par la DFGM au cours de l'année de calendrier 1999;
  • des transactions d'approvisionnement s'élevant de 5 000 $ à 25 000 $ initiées par la DFGM soit au moyen du formulaire standard «Demande de biens et de services» de Travaux publics Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ou du formulaire «Commande subséquente à une offre à commandes» de TPSGC pour la période du 1er novembre 1999 au 22 novembre 2000;
  • du système de contrôles financiers en place portant sur la vérification des comptes et les activités de demandes de paiement;
  • de la mise en oeuvre des initiatives portant sur la charge de travail / les communications à l'intérieur de la DFGM; et
  • des procès-verbaux des réunions et les rapports d'étapes documentés sur la réceptivité en regard de la SIF.

1.3 Stratégie de vérification

Les activités ci-après ont fait partie de la vérification:

  1. des interviews auprès du personnel afin de comprendre les principaux processus et les activités clés qui font partie de l'étendue de la présente vérification;
  2. l'examen de la documentation afin de déterminer l'environnement dans lequel fonctionne la DFGM;
  3. l'examen de documents tels la correspondance, les plans de travail, les dossiers de comptes créditeurs ainsi que les procès-verbaux des réunions de la division, comme documents de base pour effectuer nos programmes de vérification;
  4. une vérification par sondages d'un échantillon pertinent de transactions d'approvisionnement et de paiement;
  5. le débreffage du directeur intérimaire de la DFGM et du directeur général, Secteur des services de gestion sur les résultats de la vérification; et
  6. la préparation d'un rapport de vérification y compris les réactions de la gestion.

2.0 Résultats de la vérification

2.1 Pratiques contractuelles

Notre examen des pratiques contractuelles au sein de la CSC s'est concentré sur les marchés de services professionnels et les marchés d'approvisionnement en biens. En vertu des lignes directrices en vigueur lors de la vérification, la CSC avait le pouvoir délégué d'acquérir des biens jusqu'à une valeur de 5 000 $ directement des fournisseurs en utilisant soit une commande locale ou une autre demande d'achat ainsi que des services s'élevant à 100 000 $ tels que précisés dans les modalités du contrat. Notre examen a porté sur l'année de calendrier 1999 et a été effectué conformément aux énoncés de politiques et aux limites de passation de marchés résumés dans l'Annexe C de la Politique sur les marchés du Gouvernement (intitulée «Directive du Conseil du Trésor sur les marchés - CT 80600, en date du 26 juin 1987, telle que modifiée»).

Selon la «Feuille de contrôle des marchés», conservée par la DFGM pour la période du 1er janvier au 31 décembre 1999, la CSC a conclu 46 marchés de services professionnels, dont quatre dépassaient la somme de 25 000 $. Nous avons examiné les quatre contrats de plus de 25 000 $ et avons choisi au hasard sept autres contrats de moins de 25 000 $.

Pour chaque dossier de marché examiné, nous avons vérifié que les documents adéquats d'initiation du marché se trouvaient en dossier, que l'énoncé de travail était clairement défini et que les approbations adéquates avaient été fournies. Nous avons aussi examiné les documents contenus dans chaque dossier de marché pour assurer qu'aucune relation employeur-employé n'existait et que la pratique de fractionnement des marchés n'avait pas été utilisée. Dans le cas des marchés concurrentiels, nous avons examiné le processus de demande de propositions suivi afin d'assurer qu'il respectait les exigences des sections 5 et 6 du Règlement sur les marchés du Gouvernement. Dans le cas des marchés à fournisseur unique, nous avons vérifié que la justification adéquate était placée en dossier pour expliquer pourquoi le marché n'était pas adjugé sur une base concurrentielle.

En nous fondant sur les résultats de notre examen, nous concluons que la DFGM a pris des mesures positives pour promouvoir l'adhérence à ses pratiques de marchés en tenant compte des objectifs globaux de la Politique de passation des marchés du SCT. Un Comité d'examen des marchés (CEM) est maintenant établi et il est responsable de réviser chaque proposition de marché du point de vue de la sécurité, de l'informatique, juridique et des services ministériels avant que le contrat ne soit signé par un agent des marchés de la DFGM (chef, Opérations comptables et de gestion du matériel). En outre, on a préparé une version provisoire d'un document visant à aider le personnel de soutien à se départir de leurs responsabilités ayant trait aux activités d'approvisionnement. Ce document résume efficacement les procédures de base à suivre pour établir un contrat ainsi que les rôles et les responsabilités du chargé de projet (gestionnaire de centre de responsabilité) et de l'agent des marchés de la DFGM. Le chef, Opérations comptables et gestion du matériel a aussi préparé un document visant à aider les gestionnaires de centres de responsabilité à développer des énoncés détaillés de la portée et des objectifs du travail à effectuer. Les résultats de nos entrevues auprès du personnel de la DFGM ont confirmé que les membres du personnel connaissent leurs rôles et leurs responsabilités en regard de l'approvisionnement en biens et en services et en administration des contrats.

Malgré la mise en oeuvre de ces mesures, nous concluons que des améliorations sont encore nécessaires au niveau des pratiques contractuelles afin de réaliser plus adéquatement les objectifs de la Politique des marchés du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et pour assurer une conformité améliorée avec le Règlement sur les marchés du Gouvernement. Certaines de nos constatations plus importantes sont expliquées ci-après.

(1) Processus d'évaluation des soumissions non respecté pour un des marchés concurrentiels

Un contrat faisant partie de notre échantillon était un marché pour la prestation de services de communication. Ce contrat s'élevait à 26 750 $ et l'adjudication a été effectuée sur une base concurrentielle. Notre examen des documents en dossier découvrait que le processus d'évaluation des propositions n'avait pas bien été suivi. Ainsi, bien que des notes détaillées étaient gardées des entrevues effectuées avec deux des cinq fournisseurs ayant soumis des propositions, le dossier ne contenait aucune feuille de notation ou aucune série de critères utiliser pour supporter l'analyse de la proposition gagnante. De plus, aucune raison ne documentait la raison pour laquelle les trois autres propositions étaient rejetées sans examen supplémentaire. L'utilisation de critères obligatoires et de critères cotés déterminerait avec exactitude les éléments de rendement importants pour le succès d'un projet à l'étude et servirait aussi à mesurer la compétence du fournisseur et la valeur de l'approche technique proposée. La compétence pourrait comprendre des facteurs tels le personnel clé, les antécédents professionnels, le type d'installations offertes ainsi que la solidité financière. La valeur technique pourrait comprendre des facteurs tels la détermination de problèmes techniques importants, des résumés de solutions possibles ainsi que les calendriers proposés des étapes, les coûts et les systèmes de contrôle du temps à être utilisés.

Bien que le chef, Opérations comptables et gestion du matériel ait développé une série provisoire de politiques et de procédures visant à aider le personnel dans la gestion et l'administration des contrats, ce document serait amélioré s'il comprenait des procédures détaillées et des lignes directrices en matière de politique sur les marchés ayant trait à l'évaluation des propositions et à la sélection d'un fournisseur. Le document provisoire devrait aussi comporter une méthodologie d'examen qui porte sur les questions de base notamment les fonds disponibles, l'observation de la délégation ministérielle de pouvoir de signature, l'autorisation légale à obtenir le cas échéant et la correspondance de la proposition aux politiques du gouvernement sur l'équité d'emploi et les conflits d'intérêts. Ces éléments sont soulignés dans les articles 10 et 11 de la Politique des marchés du SCT.

  • Travail entamé avant la signature du contrat

Nous avons découvert deux situations pour lesquelles le travail a débuté avant la signature du contrat gouvernant le travail. Dans les deux cas, nous avons noté que les factures soumises par chaque fournisseur avaient été traitées et payées avant la date de signature des contrats respectifs. Dans l'un de ces cas, le problème semble porter plus sur une question de ponctualité et aurait pu être allégé si la DFGM avait plus souvent recours à des conventions d'offres permanentes pour répondre aux besoins répétitifs, notamment pour la prestation de ce type de service. La méthode de l'offre permanente peut engendrer des acquisitions plus rapides tout en réduisant la paperasserie administrative.

(3) Aucune évaluation des sevices du fournisseur n'est effectuée après les services

L'article 16.11 de la Politique des marchés du SCT discute de l'administration des marchés de services professionnels et de consultation. Cet article exige que, lors de l'achèvement d'un contrat, le chargé de projet ou une personne désignée évalue le travail effectué par le conseiller ou le professionnel. De plus, les rapports d'évaluation doivent comporter une évaluation de la qualité du travail effectué, de l'efficacité du conseiller ou du professionnel à gérer le temps et les ressources ainsi qu'une analyse des coûts du travail et de la valeur estimative reçue. Notre examen des marchés de services professionnels indiquait que cette évaluation n'est pas effectuée systématiquement. L'évaluation des marchés après l'exécution du travail est une composante essentielle de la fonction de surveillance afin d'assurer le respect continuel des exigences des politiques.

(4) Des modifications importantes de contrats ne sont pas soumises à nouveau au comité d'examen des marchés

Bien que chaque contrat révisé ait été adéquatement signé par les membres du Comité d'examen des marchés (CEM), nous avons découvert plusieurs contrats pour lesquels l'étendue du travail à faire était changée considérablement. Dans ces situations, bien que les modifications de contrat étaient adéquatement signées par les deux parties, ces modifications n'avaient pas été révisées ni approuvées par le CEM. L'utilisation du comité d'examen des marchés n'est pas nécessaire lorsque la nature de la modification ne change pas considérablement l'étendue des travaux, notamment lors de la prolongation de la durée du contrat. Toutefois, lorsque l'étendue des travaux est changée considérablement, notamment dans le cas de la nature des travaux à effectuer, ou lorsque la valeur du contrat augmente, il est important, d'un point de vue de contrôle que les modifications soient révisées et autorisées par le CEM.

Conclusion

La Direction des finances et de la gestion du matériel a pris des mesures importantes en vue d'améliorer les pratiques contractuelles. Toutefois, des améliorations sont encore nécessaires pour renforcer les contrôles sur la gestion des marchés et les processus d'administration ainsi que pour assurer que les pratiques contractuelles de la DFGM respectent complètement la Politique des marchés du SCT et les exigences du Règlement sur les marchés du Gouvernement.

2.1.1 Recommandations

Nous recommandons que le directeur, Direction des finances et de la gestion du matériel:

  1. développe des procédures détaillées et des lignes directrices en matière de politique sur les marchés en ce qui a trait à l'évaluation des propositions, à la sélection du fournisseur et à l'adjudication des contrats;
  2. publie officiellement ses procédures provisoires et lignes directrices en matière de politique sur les marchés;
  3. assure que toutes les modifications de contrats qui affectent considérablement l'étendue des travaux sont révisés par les membres du Comité d'examen des marchés;
  4. utilise la méthode de sélection par offre permanente lorsque c'est possible; et
  5. assure que les évaluations des contrats sont effectuées systématiquement après l'achèvement de chaque marché de service professionnel.

Activités de vérification des comptes

Nous avons entrepris un examen des activités de vérification des comptes au sein de la DFGM afin de terminer notre vérification par sondages en regard de l'étape d'administration des contrats à l'intérieur du processus de passation des marchés. Plus précisément, nous avons examiné si l'on effectuait la vérification et le règlement des comptes de façon efficace et efficiente au niveau des coûts tout en assurant en même temps le maintien du niveau de contrôle exigé.

La vérification et le paiement des comptes des fournisseurs suivent un processus rigoureux à l'intérieur de la DFGM. Sur réception de tout bien qui a préalablement été commandé (soit au moyen d'une commande locale ou au moyen d'une demande de Travaux publics Services gouvernementaux Canada - TPSGC 9200), un des commis affecté à l'aide au soutien des opérations estampille la date sur le bordereau d'emballage et vérifie que l'information inscrite sur le bordereau d'emballage correspond à l'information indiquée sur la demande ou la commande. Les biens sont ensuite physiquement livrés à l'initiateur de la demande où à l'endroit où le bordereau d'emballage est signé par le gestionnaire de centre de responsabilité ou son remplaçant désigné confirmant la réception des biens. Lorsque la facture du fournisseur est reçue par la DFGM, on y estampille la date et on la code au moyen du numéro adéquat de centre de responsabilité, du numéro de projet et du code d'exécution avant qu'elle soit acheminée, avec tous les faits à l'appui, au gestionnaire de centre de responsabilité pour son approbation en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). La facture approuvée est ensuite retournée à la DFGM pour fin de vérification avant d'être consignée dans le système Free Balance pour fin de paiement.

Lorsque les factures sont prêtes à être traitées pour paiement, elles sont assemblées en liasses et un rapport provisoire de paiement est préparé et remis au chef intérimaire, Opérations comptables et gestion du matériel pour approbation en vertu de l'article 33 de la LGFP.

Notre examen des procédures suivies par le personnel indique que la DFGM a mis en oeuvre un solide cadre de contrôle afin d'assurer que les factures soumises par les fournisseurs et les contractuels sont vérifiées et payées de façon efficace et efficiente. Notre revue d'un échantillon de dossiers de marchés et de fournisseurs confirmait que les exigences politiques et procédurales décrites dans les articles 4 et 5 de la Politique du SCT en matière de vérification des comptes et dans les articles 5 et 6 de la Politique du SCT en matière de demande de paiement et de paiement à la date d'échéance sont respectées.

2.2.1 Recommandation

Aucune recommandation n'est nécessaire.

2.3 Délégation accrue de pouvoir pour l'approvisionnement en biens

En mai 1998, le Ministre de Travaux publics Services gouvernementaux Canada a offert officiellement à tous les ministres d'augmenter la délégation de pouvoir pour les approvisionnements en biens à

25 000 $. Cette offre découle de l'exercice de l'Examen des programmes II alors que les ministres responsables de l'Examen des programmes ont accepté la recommandation visant à accroître le pouvoir financier pour l'acquisition des biens de 5 000 $ à 25 000 $. Étant donné qu'ils étaient d'avis que cette offre contenait trop de conditions restrictives, la plupart des ministères ont répondu que cette offre ne pouvait pas être acceptée telle que présentée. Comme résultat, le sous-ministre de TPSGC a ensuite fait parvenir une deuxième note de service datée du 21 juin 2000 à tous les Ministres les avisant que plusieurs conditions de l'offre originale avaient été retirées.

Au moment de la présente évaluation, les limites contractuelles de la CSC pour l'approvisionnement en biens s'élevaient à 5 000 $ pour les contrats concurrentiels ou non concurrentiels. Au cours de notre travail de vérification et à la demande du directeur général, Secteur des services de gestion, nous avons examiné cette question afin de déterminer si une augmentation de délégation en vue de l'acquisition des biens à une valeur de 25 000 $ serait adéquate en vertu des pratiques contractuelles de la CSC. Comme partie intégrante de notre évaluation, nous avons aussi examiné l'efficience du contrat adjugé lorsque la demande correspondante était acheminée à TPSGC.

Lorsqu'un besoin est identifié pour des biens dépassant la limite de 5 000 $ d'achats, la DFGM doit soit entamer une demande en regard de l'offre permanente en utilisant un formulaire 942 de TPSGC « Commande subséquente à une offre permanente » (si une offre permanente est déjà en place) ou soumettre une demande des biens à TPSGC en utilisant un formulaire 9200 de TPSGC «Demande de biens et de services». Comme étape préliminaire, nous avons examiné toutes les transactions utilisant les formulaires 942 ou les formulaires 9200. En se fondant sur l'information obtenue du système Free Balance, mis en vigueur en novembre 1999, le tableau ci-après résume le nombre de demandes initiées qui dépassaient 5 000 $.

Nombre de demandes dépassant 5 000 $

Période couverte Nombre de formulaires
942
Nombre de formulaires
9200
1/11/99 - 31/3/00 15 4
1/4/00 - 22/11/00 17 4

Notre examen du processus d'approvisionnement révèle que l'initiation d'une commande subséquente à une offre à commandes pour des biens et services ou une demande pour des biens et des services constitue une étape supplémentaire avant que la transaction puisse s'effectuer. Notre examen indique aussi que le volume de transactions en approvisionnement de plus de 5 000 $ est demeuré stable pour la période faisant l'objet de la vérification. Le personnel de la DFGM a confirmé qu'il serait en mesure d'obtenir une meilleure valeur pour l'argent de façon plus rapide s'il se voyait octroyé un plus grand pouvoir d'achat. Nous appuyons l'opinion de la DFGM et notons l'augmentation du niveau du pouvoir d'achat de 5 000 $ à 25 000 $ offerte par le Ministre de TPSGC communiquée aux ministères et agences en mai 1998 et en juin 2000.

2.3.1 Recommandations

À la condition que les recommandations présentées à la section 2.1.1 du présent rapport soient acceptées et mises en oeuvre, nous recommandons que la DFGM soumette une demande officielle afin que le niveau actuel du pouvoir financier pour l'approvisionnement en biens soit augmenté de 5 0000 $ à 25 000 $ à l'intérieur du pouvoir d'achat de la CSC.

2.4 Problèmes de gestion des ressources humaines

Au cours de l'exercice financier 2000-2001, la CSC a choisi d'améliorer la gestion des ressources humaines dans les domaines portant sur les communications et la charge de travail. À cet effet, nous avons révisé les réponses fournies lors du sondage auprès du personnel de la Fonction publique et avons déterminé au sein de la Direction, trois problèmes ayant trait à la communication et au partage de la charge de travail. Ces problèmes étaient les suivants:

  • l'information n'est pas toujours partagée avec le personnel sur une base ponctuelle;
  • la qualité du travail et l'habileté à terminer la charge de travail à l'intérieur des heures régulières de travail souffrent à l'occasion à cause des échéances déraisonnables; et
  • il est difficile pour le personnel d'obtenir des possibilités de promotion.

Le 17 avril 2000, la Direction des finances et de la gestion du matériel s'est rencontrée pour discuter de ces questions. Nous avons révisé le procès-verbal de cette rencontre ainsi que les procès-verbaux des rencontres du personnel aux deux semaines organisées ultérieurement. Nous avons aussi interviewé des membres du personnel au sein de la direction afin de déterminer s'ils étaient d'avis que les questions étaient traitées sur une base périodique. Les résultats de notre examen et de nos entrevues ont déterminé que les problèmes étaient traités sur une base périodique. Les résultats de notre examen et de notre vérification indiquent que le personnel note une amélioration dans le domaine du partage de l'information. Les réunions aux deux semaines sont perçues comme méthode utile de partage de l'information. Bien que les échéances de fin du mois continuent à exister, le personnel est d'avis que les échéances peuvent être gérées à partir des avis préalables des dates limites et/ou des échéances imposées. Tous les membres du personnel ont exprimé un niveau élevé de satisfaction en regard de l'environnement de travail. Finalement, avec la récente reclassification des postes de soutien administratif au niveau CR-05, étant donné que plusieurs membres du personnel occupent des postes d'agents financiers à titre intérimaire, ainsi qu'à partir de nouvelles possibilités de dotation qui devraient s'ouvrir à l'automne, il semble y avoir une amélioration définitive des occasions de perfectionnement et de promotion au sein de la direction.

2.4.1 Recommandation

Aucune recommandation n'est nécessaire.

2.5 Évaluation de la réceptivité à la Stratégie d'information financière (SIF)

La date cible de la mise en oeuvre de la Stratégie d'information financière du gouvernement fédéral du Canada est le 31 mars 2001. Le but de la SIF est de mettre en oeuvre un nouveau modèle de comptabilité et de dossiers financiers au sein du Gouvernement du Canada qui se conforme plus aux principes comptables généralement reconnus (PCGR) tels qu'ils sont utilisés dans le secteur privé. Comme partie intégrale de l'étendue de la présente vérification, la CSC a demandé une évaluation du progrès effectué à ce jour dans la mise en oeuvre de la SIF.

Notre approche consistait à examiner la documentation, notamment les plans de mise en oeuvre de la SIF et les procès-verbaux des réunions et d'interviewer le chef de l'équipe du projet de la SIF. Le chef de l'équipe du projet de la SIF a informé l'équipe de vérification que le travail du groupe de travail sur le Free Balance et du comité de travail sur l'interface des systèmes (CTIS) était très valable pour la CSC. Il semble qu'il s'agit de forums utiles pour se tenir au courant des initiatives à l'échelle du gouvernement et afin de surveiller les progrès. Selon le chef d'équipe, le respect des exigences de la SIF sera amélioré avec l'aide et la direction de ces deux groupes.

Notre compréhension de la situation au sein de la DFGM au moment de la présente vérification est comme suit:

  • Le directeur, DFGM est le chef de projet officiel de la SIF au sein de la CSC. Toutefois, cette personne est en congé prolongé depuis la mi-février 2000. Ainsi, on a embauché une ressource contractuelle pour assumer le poste de directeur intérimaire de la Direction et afin d'exercer les responsabilités de chef de projet de la SIF jusqu'à ce que le poste de directeur soit comblé.
  • Étant donné le nombre limité de membres du personnel et les autres priorités de la charge de travail, aucun membre de l'équipe de la SIF n'a réussi à travailler à plein temps au projet de mise en oeuvre de la SIF.
  • À ce jour, en ce qui a trait à la SIF, la plus grande partie du temps du chef de projet a été utilisé pour assister à des réunions de groupes et afin d'assurer que les exigences d'établissement de rapports des agences centrales sont respectées. Des réunions ont eu lieu surtout avec le groupe de travail sur le Free Balance, le CTIS 2001, le groupe d'action financière des petites agences (GAFPA) et le groupe de travail de TPSGC/Free Balance. Les exigences de faire des rapports consistent à préparer une variété de mises à jour sur les plans et les réalisations toutes les deux semaines et sur une base mensuelle tel que demandé respectivement par TPSGC et le Secrétariat du Conseil du Trésor.
  • Le contrat du conseiller à la CSC se termine le 31 mars 2001. On s'attend à ce le poste de directeur soit doté. Lorsque la dotation sera achevée, le nouveau directeur aura la responsabilité directe de la mise en oeuvre de la SIF et on s'attend à ce que le chef de projet intérimaire transfère progressivement les responsabilités de la SIF au nouveau directeur avant son départ à la fin de l'année financière. Entre-temps, l'agent financier aux projets spéciaux au sein de la DFGM assumera les responsabilités de gestionnaire du projet de la SIF.

La date prévue de la mise en oeuvre complète de la SIF au sein de la CSC est le 31 mars 2001. Les progrès sur les réalisations des étapes de la SIF sont présentement communiqués au moyen de rapports d'étapes toutes les deux semaines qui sont mis à jour en conjonction avec le plan d'interface de la SIF ministérielle de TPSGC. Un plan de projet plus détaillé est en élaboration par la DFGM et comprendra des points de repère détaillés et des dates d'étapes. Ce plan, lorsqu'il sera achevé, sera présenté au directeur, Secteur des services de gestion et ensuite soumis pour approbation finale par le Registraire.

Une évaluation de l'étendue du progrès réalisé dans la mise en oeuvre de la SIF est présentée ci-dessous:

Stratégies de communications et de changement - Lancées

En termes de réalisations, il est possible de noter deux éléments. Premièrement, la SIF figure à l'ordre du jour de toutes les réunions du comité de gestion comme point permanent. En vertu de cette situation, le directeur intérimaire fournit une brève mise à jour sur la SIF lors de chaque réunion. Deuxièmement, le directeur intérimaire a assisté à un forum sur la SIF et une réunion du groupe de travail sur le Free Balance où le sujet «Engager les gestionnaires» était présenté. On s'attend à ce que les gestionnaires continuent à recevoir du coaching et de l'orientation presque tout au cours de l'année 2001.

Politiques en matière de comptabilité - Définies

À ce jour, la CSC n'a développé aucune de ses politiques et/ou procédures comptables. Toutefois, au moyen du groupe GAFPA, la CSC a recueilli dix politiques et plans comptables génériques provisoires en vue de les adapter à sa propre situation. Le progrès réel dépendra, en grande mesure, des politiques développées par les groupes de concertation et les groupes de travail tels le GAFPA.

Biens immobilisés et leurs coûts historiques - Déterminés

Aucun plan officiel n'a encore été développé et aucun n'est planifié jusqu'à ce que des lignes directrices claires proviennent du SCT au sujet du niveau de matérialité pour les biens immobilisés et ce qui est caractérisé comme «règle du minimum».

Systèmes financiers prêts à appuyer la SIF

Avant que la CSC commence son testing d'interface avec TPSGC, elle devra mettre ses systèmes à niveau avec la dernière version de Free Balance. En outre, la CSC devra déterminer quelles autres mises à niveau de logiciels pourraient être nécessaires pour intégrer l'information des systèmes de ressources humaines à l'information de Free Balance.

Arrangements pour la connexion aux nouveaux systèmes du Receveur général (RC) - En place / Mise à jour sur les points de repère

À l'heure actuelle, le testing de l'interface est planifié pour « Window Two » qui est fonctionnel jusqu'au 2 février 2001. La CSC n'a pas encore déterminé le programme qu'elle demandera pour chaque fenêtre. Toutefois, elle voudrait entreprendre le testing dans un avenir rapproché. Avant le testing, il est nécessaire de terminer le plan comptable (PC). La CSC a préparé un plan comptable conforme à la SIF. Toutefois, la rétroaction reçue du CTIS 2001 précisait que la CSC devrait réviser son PC pour le rendre moins lourd. La CSC planifie réexaminer le PC.

Formation des agents financiers - Terminée / Mise à jour sur les points de repère

On a développé un plan de formation pour la direction et le directeur général, Secteur des services de gestion et le Registraire l'ont approuvé. Toutefois, à cause de la réorganisation actuelle au sien de la CSC et parce que la plupart des membres de l'équipe sont nouveaux en ce qui a trait à leurs rôles et responsabilités en matière de SIF, le plan de formation devra être révisé.

Stratégie d'apprentissage pour les gestionnaires / Mise à jour sur les points de repère

La CSC n'a pas développé de plans d'apprentissage pour les gestionnaires. Toutefois, la CSC espère être en mesure d'utiliser la stratégie et le plan de formation d'Oracle comme base en vue de développer un programme moins ambitieux tenant compte de sa grandeur. On s'attend à développer et faire approuver un plan d'ici la fin février 2001.

En effectuant notre évaluation de la réceptivité à la SIF au sein de la CSC, nous avons utilisé des points de référence pour mesure le progrès accompli. Les résultats, présentés dans le graphique de l'Annexe B, démontrent un progrès favorable de la CSC en comparaison des ministères qui utilisent aussi Free Balance comme système de rapports financiers.

Conclusion

Notre évaluation des résultats réalisés à ce jour nous porte à conclure que la CSC a fait des progrès favorables et positifs afin d'assurer qu'elle sera prête pour la SIF à la date d'échéance du 31 mars 2001 comme prévu. La nomination d'un gestionnaire de projet pour la SIF englobe l'achèvement du plan comptable, l'achèvement des tables de correspondance, la mise à niveau du système actuel Free Balance afin d'assurer l'intégration et le testing de l'interface avec TPSGC et la formation du personnel.

3.0 Plan d'action de la gestion

La section 3.0 présente le plan d'action de la gestion de la Direction des finances et de la gestion du matériel - pages 1 à 7.

Plan d'action et mise à jour de la gestion pour la vérification 2000-2001 de la Direction des finances et de la gestion du matériel.

Domaine d'observation Recomman-dation de la vérification Mise à jour / Réaction de la gestion BPR Dates repères

2.1. Pratiques contractuelles

La vérification note que la DFGM a entrepris des mesures importantes en vue de simplifier ses pratiques contractuelles. Toutfois, il serait possible d'apporter des améliorations dans les domaines ci-après afin de renforcer les contrôles et pour assurer que les pratiques se conforment davantage aux politiques et aux règlements du SCT.

Observation

Processus de demandes de propositions non respecté pour un des marchés concurrentiels

  • l'échantillon comprenait un contrat pour la prestation de services de communications (26 750 $)
  • le processus de demande de propositions n'a pas été suivi correctement
  • bien que des notes détaillées étaient gardées des entrevues effectuées avec deux des cinq fournisseurs qui avaient présenté des propositions, le dossier ne contenait aucune feuille de notation ou aucune série de critères utilisés
  • aucune raison ne documentait la raison pour laquelle les trois autres propositions étaient rejetées
  • bien qu'une série de politiques et de procédures ait été développée sur l'administration des contrats,ce document serait amélioré s'il comprenait des procédures et des lignes directrices détaillées sur les demandes de propositions et la sélection d'un fournisseur
  • le document provisoire devrait aussi comporter une méthodologie d'évaluation qui touche aux questions de base, telles la disponibilité des fonds, les signataires autorisés, l'aspect juridique le cas échéant, et la correspondance aux politiques du gouvernement sur l'équité d'emploi et les conflits d'intérêt.

Nous recommandons que le directeur, Direction des finances et de la gestion du matériel:

(a) développe des procédures détaillées et des lignes directrices en matière de politique sur les marchés ayant trait aux demandes de propositions, à la sélection du fournisseur et à l'adjudication du contrat;

(b) publie officiellement ses procédures provisoires et ses lignes directrices en matière de politique sur les marchés

Tel que noté dans le rapport de vérification, la DFGM a entrepris des mesures positives dans les domaines des pratiques contractuelles. Ces mesures comprennent l'établissement d'un Comité d'examen des marchés et un document provisoire sur les procédures ayant trait aux acquisitions, l'établissement d'un contrat et les rôles et les responsabilités de la DFGM et des gestionnaires de CR.

La détermination d'un incident dans le processus de demande de propositions où le processus n'a pas été respecté n'indique pas nécessairement un problème systémique.

Toutefois, la gestion convient que les processus de passation de marchés seraient plus solides au moyen de procédures et de lignes directrices internes détaillées, complétées par une formation des gestionnaires de la Cour.

 


Directeur, DFGM

 

La publication de procédures et de lignes directrices à effectuer à l'automne 2001, complétées par des sessions d'information pour les gestionnaires et le personnel de soutien.

Observation

Travail entamé avant la signature du contrat

  • On a découvert deux cas où le travail avait commencé avant que le contrat gouvernant le travail soit signé.
  • les factures soumises par chaque fournisseur avait été traitées et payées avant la date de signature des contrats respectifs.
  • dans un de ces cas, le problème semble porter sur la ponctualité et aurait pu être allégé si la DFGM utilisait un plus grand nombre de conventions d'offres permanentes pour répondre aux besoins répétitifs, notamment pour la prestation de ce genre de service.

Nous recommandons que le directeur, Direction des finances et de la gestion du matériel:

(d) utilise la méthode des conventions d'offres permanentes là où c'est possible;

La gestion convient qu'une plus grande utilisation des conventions d'offres permanentes pour répondre aux besoins répétitifs pourrait éliminer les situations où le travail est entamé avant que le contrat soit réellement signé.

Le directeur, DFGM discutera aussi de cette situation avec le personnel de la direction mais il est d'avis que les sessions d'information planifiées à l'intention des gestionnaires et du personnel de la Cour à l'automne 2001 devraient engendrer des améliorations au niveau des pratiques de passation de marchés.

Directeur, DFGM

Une discussion avec le personnel de la direction aura lieu en avril 2001.

Des sessions d'information seront organisées à l'automne 2001.

Observation

Aucune évaluation des services du fournisseur n'est effectuée sur une base routinière après les services

  • à l'achèvement d'un contrat, le chargé de projet ou son agent désigné devrait évalué le travail exécuté par le conseiller ou le professionnel.
  • les rapports d'évaluation devraient comporter une évaluation de la qualité du travail effectué, l'efficience du conseiller ou du professionnel à gérer le temps et les ressources ainsi qu'une analyse des coûts du travail et la valeur estimative reçue

Nous recommandons que le directeur, Direction des finances et de la gestion du matériel:

(e) assure que les évaluations après les contrats soient systématiquement effectuées à l'achèvement du contrat de service professionnel.

D'accord. Un cadre (modèle) sera développé pour les évaluations afin d'assurer l'uniformité dans les critères évalués et sera intégré aux sessions d'information sur la passation des marchés prévues pour l'automne 2001. On demandera à CVC de fournir des modèles d'évaluations utilisées par d'autres organisations pour aider la DFGM.

Directeur, DFGM

Modèle à développer été 2001.

Tel que noté, sessions de formation à l'automne 2001.

Observation

Modifications importantes à des contrats ne sont pas soumises à nouveau au comité d'examen des marchés

  • on a découvert que l'étendue des travaux à exécuter avait considérablement changé.
  • dans ces situations, bien que les deux parties avaient correctement signé les modifications, ces dernières n'avaient pas été révisées par le CEM

Nous recommandons que le directeur, Direction des finances et de la gestion du matériel:

(c) assure que toutes les modifications des contrats qui affectent considérablement l'étendue des travaux à effectuer en vertu d'un contrat soient révisées par les membres du Comité d'examen des marchés;

Le rôle actuel du Comité d'examen des marchés ne prévoit pas son approbation en regard des modifications apportées aux contrats, qu'elles soient importantes ou non. Le directeur, DFGM propose que les rôles et les responsabilités, y compris la composition du Comité d'examen des marchés soient révisés et documentés dans les procédures détaillées et les lignes directrices en matière de politique sur les marchés qui vont être développées à l'automne 2001.

Directeur, DFGM

Automne 2001

2.2 activités de vérification des comptes

  • l'examen des procédures suivies par le personnel indique que la DFGM a mis en oeuvre un cadre solide de contrôle pour assurer que les comptes soumis par les fournisseurs et les contractuels sont vérifiés et payés de façon efficace et efficiente.
  • l'examen d'un échantillon de dossiers de contrats et de fournisseurs a confirmé que les exigences politiques et procédurales soulignées dans les articles 4 et 5 de la Politique du Conseil du Trésor en matière de vérification des comptes et aux articles 5 et 6 de la Politique du Conseil du Trésor en matière de demande de paiement et de paiement à la date d'échéance sont complètement respectées.

Aucune recommandation dans ce domaine

S.O.

   

2.3. Délégation de pouvoir accrue pour l'approvision-nement en biens

Observation

  • l'examen précise que le volume des transactions d'approvision-nement s'élevant à plus de 5 000 $ est resté stable tout au long de la période examinée.
  • Le personnel de la DFGM a précisé qu'il pourrait continuer à obtenir la meilleure valeur pour l'argent de façon plus rapide en obtenant un plus grand pouvoir financier.
  • CVC appuie l'opinion de la DFGM et note qu'une augmentation de pouvoir financier pour l'approvision-nement en biens de 5 000 $ à 25 000 $ correspond à l'offre du ministre de TPSGC, communiquée aux ministères et agences en mai 1998 et en juin 2000.

À la condition que les recommandations présentées dans la section 2.1.1 du présent rapport soient acceptées et mises en oeuvre, nous recommandons que la DFGM soumette une demande officielle pour faire passer son pouvoir financier en approvision- nement en biens de 5 000 $ à 25 000 $.

D'accord. Un certain travail préparatoire, dans le domaine des systèmes, sera nécessaire avant de demander cette délégation accrue. Une formation supplémentaire sera peut-être aussi nécessaire.

Directeur, DFGM

À déterminer. Selon le calendrier d'approbation de TPSGC et la disponibilité de la direction.

À mettre en oeuvre au cours de l'exercice financier 2001-2002.

2.4 Questions de gestion de ressources humaines

  • les résulats de l'examen indiquent que le personnel perçoit une amélioration dans la façon dont l'information est partagée.
  • des réunions du personnel aux deux semaines sont perçues comme outil utile de communication.
  • le personnel est encouragé par les efforts de la gestion en vue de partager l'information.
  • le personnel a exprimé un niveau élevé de satisfaction en regard de l'environnement de travail.

Aucune recommandation dans ce domaine

s.o.

   

2.5 Évaluation de la réceptivité à la SIF

  • La CSC a fait des progrès favorables et positifs afin d'assurer qu'elle sera prête pour la SIF d'ici le 31 mars 2001, comme prévu.
  • La nomination d'un gestionnaire pour le projet de la SIF à temps plein aidera à assurer le respect de l'échéance de mise en oeuvre du 31 mars 2001.

Aucune recommandation dans ce domaine

s.o.

   

Annexe A: Liste des entrevues

  • O'Connor, Irene - Directrice générale, Secteur des Services de gestion
  • O'Brien, Glenn (conseiller) - Directeur intérimaire, Direction des finances de la gestion du matériel
  • Sayed, Nicole - Agente financière intérimaire aux projets spéciaux
  • Meloche, Nicole - Chef intérimaire, Opérations comptables et de gestion du matériel
  • Daoust, Jacques - Agent financier junior intérimaire
  • Clarke, Eva - Adjointe au soutien des opérations
  • Martel, Hélène - Adjointe au soutien des opérations
  • Bolduc, Nicole - Adjointe au soutien des opérations

Annexe B: Progrès réalisé dans la mise en oeuvre de la SIF

Tableau comparatif du progrès réalisé dans la mise en oeuvre de la stratégie d'information financière

Description de l'image

Pourcentage d'achèvement de la CSC (en date de mai 2000)

Plan préliminaire : 100%
PTC/IP : 100%
PC : 80%
4.1G1 : 100%
Mapping : 80%
Test IF: 0%
Formation : 0%

Progrès moyen réalisé par tous les minitères utilisant FreeBalance 2001 (en date de mai 2000)

Plan préliminaire : 100%
PTC/PI : 94%
PC : 95%
4.1G1 : 68%
Mapping : 82%
Test IF : 6
Formation : 0%

Légende :

TCP/IP : Transfer Communication Protocol/Internet Protocol (connectivité entre TPSGC et CSC)
PC : Plan comptable
4.1G1 : Version du logiciel de comptabilité financière Freebalance
Test IF : Test d'interface