Sommaire de la vérification de la gestion de l’information (GI)

La vérification, menée entre les mois d’octobre 2004 et de mars 2005 par des experts externes, visait la prestation de services de certification concernant le cadre de gestion de l’information de la Cour (notamment les ressources documentaires papier et électroniques de la Cour et les dossiers administratifs, exception faite du fonds de renseignements de la bibliothèque). Aux fins de la vérification, les « dossiers de la Cour » s’entendent des documents versés au dossier d’une affaire et les « dossiers administratifs » sont ceux que la Cour utilise pour appuyer ses activités (notamment les RH, les finances et la planification d’affaires, ainsi que les documents judiciaires qui ne font pas partie du dossier de l’affaire, comme les projets de jugements et les notes de service sur des recherches).

Même si la vérification a porté sur les ressources documentaires de la Cour depuis 1994, l’accent a été mis sur l’évaluation de la situation actuelle. La vérification comportait des échantillons de dossiers et de documents de chacune des unités de la Cour. L’examen des renseignements disponibles dans le cadre de la vérification a permis de fournir un examen indépendant de l’intégrité des structures de gouvernance, des mécanismes de contrôle, des politiques et des pratiques, des stratégies de gestion des risques et de l’information utilisée pour la prise de décisions et l’établissement de rapports en ce qui concerne la gestion de l’information. Les critères de vérification établis pour cette mission de vérification ont été tirés de l’outil d’évaluation des capacités en matière de gestion de l’information de Bibliothèque et Archives Canada et de la Politique sur la gestion de l’information gouvernementale du Conseil du Trésor.

Les constatations de la vérification, regroupées selon le type de dossier, sont résumées ci-dessous :

Les dossiers de la Cour sont considérés par l’ensemble du personnel de la Cour comme un élément essentiel des activités de la Cour, et la haute direction tient à ce que ces dossiers fassent l’objet d’une gestion uniforme. Le personnel qui s’occupe des dossiers de la Cour possède les compétences fonctionnelles requises, et la dotation d’un poste de gestionnaire devrait permettre à la Cour d’avoir toute l’expertise dont elle a besoin. Les processus suivis pour les dossiers de la Cour, qui sont généralement gérés comme des dossiers papier, sont fiables, uniformes et suffisants pour appuyer les activités de base. Une norme de classification des dossiers, qui est fondée sur le numéro du dossier, est largement utilisée. Des mesures appropriées sont prises pour protéger les originaux des documents : les originaux sont gardés par la Salle des dossiers de la Cour. Celle-ci ne distribue que des copies aux fins d’utilisation interne et externe. Le personnel de la Salle des dossiers de la Cour suit des pratiques uniformes et en fait la promotion, et le personnel de la Direction générale du droit reçoit de la formation sur le traitement des dossiers de la Cour. Les vérificateurs n’ont constaté aucun cas de perte d’information ou d’atteinte à la sécurité de l’information pendant la vérification. Les systèmes automatisés sont fiables, et les outils répondent aux besoins du personnel.

Les améliorations recommandées pour réduire les risques observés qui pourraient avoir une incidence sur l’intégrité perçue des dossiers de la Cour sont les suivantes :

  • établir / mettre à jour des politiques et des procédures de GI et les mettre à la disposition de l’ensemble du personnel de la Cour;
  • mettre à jour et clarifier le protocole d’entente avec les Archives nationales;
  • établir / mettre à jour des pratiques sûres en matière de traitement.

Les dossiers administratifs sont considérés par la plupart des employés comme des documents appuyant les activités de la Cour, et les cadres supérieurs montrent qu’ils sont disposés à voir à ce qu’ils soient gérés de façon uniforme. Le SBSI, qui a été établi récemment, a le mandat d’agir en tant que chef et expert en matière de gestion de l’information pour toutes les activités de la Cour suprême, mais les employés interrogés n’étaient pas tous au courant des services offerts. Le bureau centralisé responsable des fonds de renseignements fournit des services pour appuyer l’organisation et la gestion uniformes des dossiers papier. Toutefois, comme l’utilisation des documents électroniques a augmenté, celui-ci n’avait pas d’outils appropriés pour gérer cette information, ce qui a entraîné les problèmes suivants :

  • le personnel ne sait pas quand et comment gérer et conserver les documents électroniques;
  • la définition de « dossier officiel » est de plus en plus floue au fur et à mesure que la quantité de documents électroniques augmente;
  • il y a un manque d’uniformité en ce qui concerne le contrôle des versions et les normes d’affectation des noms aux documents (les documents ne sont pas organisés et gérés de façon uniforme);
  • il y a duplication de l’information d’un dépôt de données à l’autre, ce qui entraîne une « surdose d’information ».

Les outils utilisés pour gérer les dossiers papier doivent être mis à jour. Les politiques et les procédures sont désuètes ou manquantes. Le système de classification des dossiers fondé sur le sujet utilisé en tant qu’instrument d’organisation / de recherche est désuet, et un nouveau système de classification basé sur les fonctions est en cours d’élaboration. Aucune formation n’est offerte sur la classification, et le système n’est pas bien compris ou utilisé de façon constante par de nombreux employés. Des calendriers de conservation et d’élimination ont été établis, mais ils n’ont pas encore été mis en uvre.

Les services relatifs aux fonds de renseignements sont utilisés de façon appropriée par les employés qui jouent un rôle de liaison formel avec le bureau responsable des fonds de renseignements (p. ex. les adjoints administratifs). La plupart des autres employés n’ont pas recours aux services parce qu’ils ne les connaissent pas assez ou qu’ils perçoivent que des contraintes sont liées à ces services. La formation doit être revue et harmonisée avec la réalité d’aujourd’hui.

De nombreuses recommandations ont été formulées dans le cadre de la vérification, et la Cour les a acceptées. La vérification comprenait un plan d’action prévoyant la mise en uvre, au cours des trois prochains exercices, d’améliorations concernant la façon dont la Cour gère sa base d’information, notamment la mise en place d’une capacité de gestion des documents électroniques.