Vérification interne de la Bibliothèque de la Cour suprême du Canada

On a déterminé que la Bibliothèque de la Cour suprême du Canada, qui n’avait pas été vérifiée depuis 10 ans, devait faire l’objet d’une vérification cyclique.

L’objectif de la vérification était de fournir à la Registraire des services de certification relativement à la gestion de la Bibliothèque et à ses pratiques de gestion de l’information. Du 5 janvier 2006 au 24 février 2006, Interis Consulting Inc. a mené la vérification, qui visait à fournir un niveau moyen de certification quant à l’efficacité des contrôles de gestion, à partir d’entrevues et de l’examen de la documentation. La vérification n’a pas comporté d’échantillonnage des opérations ou de tests de conformité des politiques et des pratiques.

Les vérificateurs ont conclu que plusieurs aspects du cadre de contrôle de la gestion de la Bibliothèque sont exemplaires et que les clients de celle-ci considéraient ses services techniques et ses services aux usagers comme étant de très haute qualité. On a toutefois noté une faiblesse importante au titre des contrôles financiers pour ce qui est de la séparation des tâches relatives au processus de dépenses pour les achats de nouveaux livres et publications en série. Parmi les autres aspects du cadre de contrôle de la gestion devant être améliorés, mentionnons : l’établissement des priorités, la délégation aux gestionnaires, une meilleure définition des rôles et responsabilités concernant le nouveau Système de gestion de la Bibliothèque (SGB), les contrôles relatifs à la préservation des biens à caractère patrimonial, la planification de la relève, le suivi de l’étendue des sujets couverts par les nouveaux achats, un outil permettant d’évaluer l’essai de nouvelles bases de données électroniques, une méthode de validation des frais liés à l’utilisation des bases de données ainsi qu’une stratégie à long terme d’utilisation de l’espace de la Bibliothèque.

Quant à la gestion du rendement, les vérificateurs ont conclu que, bien que l’on recueille des données sur le volume de travail et que l’on effectue un sondage sur la satisfaction de la clientèle, le cadre de rendement ne comportait pas de points repères et d’indicateurs de rendement liés aux résultats qui pourraient servir à appuyer les décisions des gestionnaires. Il faudrait élaborer un cadre de gestion du rendement permettant d’identifier des indicateurs valables.

Quant à la gestion des risques, les vérificateurs ont conclu que l’évaluation des risques menée à l’égard du Secteur de la Bibliothèque et des Services d’information était adéquate et de niveau approprié eu égard aux risques touchant la Bibliothèque. Toutefois, le régime de gestion des risques ne précisait pas de délais d’exécution des mesures d’atténuation des risques et rien n’indiquait l’existence d’un plan de gestion continue des risques.

La directrice de la Bibliothèque a accepté toutes les recommandations de la vérification sauf uneFootnote 1 et s'est engagée à donner suite aux recommandations en approuvant un plan d'action en ce sens.

Footnotes

Footnote 1

La directrice de la Bibliothèque était en désaccord avec la recommandation #9 qui avait trait à la surveillance et la validation de l’usage des bases de donnéestel que rapportée par les fournisseurs. La directric considère que la Bibliothèque applique les normes reconnues dans l’industrie en cette matière. Elle s’engage cependant à comparer les pratiques de la Bibliothèque avec celles d’autres bibliothèques canadiennes.

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