Indemnité de conférence

Préambule

Les dispositions pertinentes prévoient ce qui suit :

41(1) Le juge d’une juridiction supérieure qui participe, en cette qualité, parce qu’il y est soit astreint par la loi, soit expressément autorisé par la loi et par le juge en chef, à une réunion, une conférence ou un colloque ayant un rapport avec l’administration de la justice a droit, à titre d’indemnité de conférence, aux frais de déplacement et autres entraînés par sa participation.

41(2) Sous réserve du paragraphe (3), ont droit, à titre d’indemnité de conférence, au remboursement soit des frais de déplacement et autres exposés pour leur participation, soit de l’achat de la documentation ou des comptes rendus, les juges d’une juridiction supérieure qui, avec l’autorisation du juge en chef du tribunal :

a) soit assistent à une réunion, une conférence ou un colloque auxquels, en cette qualité, ils ne sont pas de par la loi ni expressément autorisés ni tenus de participer, mais dont l’objet, au moins en partie, est certifié par leur juge en chef être l’amélioration du fonctionnement des juridictions supérieures ou de la qualité de leurs services judiciaires, ou encore l’uniformisation au sein de ces tribunaux;

b) soit, quand ils n’y assistent pas, en achètent, sous forme écrite ou enregistrée, les comptes rendus ou encore la documentation s’y rapportant.

Essentiellement, l’indemnité de conférence vise à rembourser aux juges les dépenses de déplacement ou autres dépenses qu’ils engagent pour participer à des conférences et à des colloques de formation judiciaire ou à d’autres réunions liées à l’administration de la justice, ou à l’amélioration du fonctionnement ou de la qualité des services judiciaires. Ces conférences ou réunions peuvent comprendre des programmes nationaux de formation judiciaire approuvés par le Conseil canadien de la magistrature (CCM), des assemblées annuelles des cours, telles que requises ou autorisées par les diverses lois sur les tribunaux judiciaires, et approuvées par les juges en chef des provinces et territoires ainsi que d’autres réunions de juges, d’autres associations ou comités judiciaires, des programmes de formation linguistique et d’autres.

Selon la loi, les dépenses remboursées en application de ces dispositions doivent être i) raisonnables, ii) engagées par le juge seulement, pour une conférence ou une réunion pour laquelle la participation du juge est requise ou autorisée par la loi et iii) autorisée par le juge en chef et la conférence est liée à l’administration de la justice; ou iv) autorisée par le juge en chef et v) la conférence ou la réunion comprend l’amélioration du fonctionnement ou de la qualité des services judiciaires dans les cours supérieures. Le Bureau du registraire de la Cour suprême du Canada établit des Lignes directrices sur l’indemnité de conférence.

Catégories de dépenses remboursables  - al. 90.09 c)

Lignes directrices sur l'indemnité de conférence - al. 90.09 e)

(article 41 de la Loi sur les juges)

Introduction

Les présentes lignes directrices visent à fournir des indications et des précisions à l’intention des juges qui participent à des conférences, réunions ou colloques en leur qualité de juge et qui demandent le remboursement de leurs dépenses en vertu de l’article 41 de la Loi sur les juges. Ces lignes directrices ne peuvent pas prévoir toutes les situations et les juges sont priés de communiquer avec le registraire à l’avance s’ils sont incertains quant à l’admissibilité d’une dépense.

Article 41 de la Loi

Cet article prévoit ce qui suit :

Dépenses entraînées par les colloques

41 (1) Le juge d’une juridiction supérieure qui participe, en cette qualité, parce qu’il y est soit astreint par la loi, soit expressément autorisé par la loi et par le juge en chef, à une réunion, une conférence ou un colloque ayant un rapport avec l’administration de la justice a droit, à titre d’indemnité de conférence, aux frais de déplacement et autres entraînés par sa participation.

Frais de déplacement ou d’achat de documentation

(2) Sous réserve du paragraphe (3), ont droit, à titre d’indemnité de conférence, au remboursement soit des frais de déplacement et autres exposés pour leur participation, soit de l’achat de la documentation ou des comptes rendus, les juges d’une juridiction supérieure qui, avec l’autorisation du juge en chef du tribunal :

1. soit assistent à une réunion, une conférence ou un colloque auxquels, en cette qualité, ils ne sont de par la loi ni expressément autorisés ni tenus de participer, mais dont l’objet, au moins en partie, est certifié par leur juge en chef être l’amélioration du fonctionnement des juridictions supérieures ou de la qualité de leurs services judiciaires ou encore l’uniformisation au sein de ces tribunaux;
2. soit, quand ils n’y assistent pas, en achètent, sous forme écrite ou enregistrée, les comptes rendus ou encore la documentation s’y rapportant.

(3) Le plafond des indemnités annuelles payables au titre du paragraphe (2) est :

1. pour la Cour suprême du Canada, le produit de mille dollars par le nombre de juges du tribunal;
2. pour toute autre juridiction supérieure, le produit de cinq cents dollars par le nombre de juges du tribunal, pour un minimum de cinq mille dollars.

Le versement de toute indemnité supplémentaire est subordonné à l’approbation du ministre de la Justice du Canada.

(4) Les définitions qui suivent s’appliquent au présent article.

juge en chef Le juge qui, au sein d’un tribunal ou d’une section de celui-ci, a de par la loi un rang ou un statut supérieur aux autres juges ou des pouvoirs de direction. (chief justice)

juridiction supérieure Est assimilée à une juridiction supérieure une section de celle-ci. (superior court)

Essentiellement, l’indemnité de conférence vise à rembourser aux juges les dépenses de déplacement ou autres dépenses qu’ils engagent pour participer à des conférences et à des colloques de formation judiciaire ou à d’autres réunions liées à l’administration de la justice, ou à l’amélioration du fonctionnement ou de la qualité des services judiciaires. Ces conférences ou réunions peuvent comprendre ce qui suit :

• les programmes nationaux de formation judiciaire, dans divers domaines du droit, approuvés par le Conseil canadien de la magistrature (CCM);
• les assemblées annuelles des cours, telles que requises ou autorisées par les diverses lois sur les tribunaux judiciaires, et approuvées par les juges en chef des provinces et territoires;
• d’autres réunions de juges, comme celles du CCM, de l’Association canadienne des juges des cours supérieures, d’autres associations ou comités judiciaires, des programmes de formation linguistique et d’autres.

Selon la loi, les dépenses remboursées en application de ces dispositions doivent satisfaire aux conditions suivantes :

• elles sont raisonnables;
• elles ont été engagées par le juge seulement (les dépenses payées au nom d’autres personnes ne peuvent pas faire l’objet d’une demande de remboursement);
• elles ont été engagées pour une conférence ou une réunion pour laquelle la participation du juge est, en vertu des paragraphes qui suivent
  1. soit requise ou autorisée par la loi et par le juge en chef, et la conférence ou la réunion est liée à l’administration de la justice,
  2. soit autorisée par le juge en chef, sous réserve des restrictions prévues au paragraphe (3), et la conférence ou la réunion comprend l’amélioration du fonctionnement ou de la qualité des services judiciaires dans les cours supérieures.

Principes généraux

Le registraire administre les indemnités versées aux juges en vertu de la Loi sur les juges et effectue une vérification de chaque demande. Les remboursements effectués au titre de l’indemnité de conférence doivent respecter les principes suivants :

• l’optimisation des ressources;
• l’imputabilité;
• la transparence;
• le respect de l’indépendance judiciaire.

Catégories de dépenses remboursables

Frais d’inscription

Les juges peuvent réclamer des frais d’inscription payés pour leur participation à des conférences ou à des colloques à thème judiciaire ou juridique.

Transport

Transport aérien ou ferroviaire

Les juges qui doivent se déplacer pour participer à une conférence ou à une réunion peuvent choisir la classe de service du déplacement par voie aérienne ou ferroviaire, en tenant compte de la durée du déplacement et de l’utilisation prudente et économique des fonds publics. Dans le cas de certaines conférences, des restrictions quant au déplacement peuvent également être imposées. Les juges ne doivent pas acheter de billets plein tarif si un billet moins cher est disponible dans la même classe de service.

Taxis

Le coût pour des taxis peut faire l’objet d’une demande de remboursement lorsque l’utilisation de ce moyen de transport est raisonnable et économique.

Véhicules

Le coût d’un véhicule de location (jusqu’à la catégorie des voitures pleine grandeur) et le coût de l’essence peuvent faire l’objet d’une demande de remboursement lorsqu’ils sont raisonnables et économiques. La décision de louer une voiture à l’endroit où se tient une conférence ou une réunion devrait être prise en considérant l’utilisation prudente et économique des fonds publics. Une couverture « assurance-collision sans franchise » peut faire l’objet d’une demande de remboursement dans les cas où la carte de crédit utilisée pour la location n’en fournit pas. Les juges doivent s’assurer que le véhicule loué est couvert pour de telles pertes, car aucun remboursement ne peut être effectué pour le vol ou les dommages causés à un véhicule loué.

Les coûts liés à l’utilisation d’un véhicule personnel peuvent faire l’objet d’une demande de remboursement lorsqu’ils sont raisonnables et économiques. Dans de tels cas, un taux par kilomètre (publié chaque trimestre) est payable en fonction de la distance entre la résidence ou l’édifice de la CSC et l’endroit où la conférence ou réunion est tenue. Ce taux couvre tous les coûts liés au véhicule, y compris l’essence, l’entretien, les réparations, la perte ou les dommages, l’assurance et les services d’assistance routière. Si les juges doivent se déplacer dans plus d’une province ou d’un territoire, pour participer à une conférence ou un colloque, le taux par kilomètre payé est celui qui est en vigueur dans la province ou le territoire où le véhicule est immatriculé.

Si un véhicule personnel est utilisé pour un déplacement qui se ferait normalement par voie aérienne, le juge peut demander le remboursement du montant le moins élevé entre le prix du billet d’avion en classe économique le moins cher et le taux d’indemnité par kilomètre, plus les frais de repas et d’hébergement.

Les frais de stationnement et de péage autoroutier peuvent faire l’objet d’une demande de remboursement.

Hébergement

Lorsque les organisateurs d’une conférence ont négocié un tarif d’hébergement préférentiel avec un hôtel, les juges sont remboursés en fonction de ce tarif.

Sinon, les juges qui participent à une conférence ou à une réunion peuvent demander le remboursement du coût d’une chambre standard à l’hôtel de leur choix, à partir du jour précédant la conférence, jusqu’à la dernière journée inclusivement.

Le montant maximal pouvant être remboursé pour une chambre d’hôtel est de 280 $ par nuit (taxes non comprises). Dans les grandes villes où les tarifs sont plus élevés, le montant maximal est de 389 $ par nuit. Les juges devraient demander le tarif spécial du gouvernement ou le tarif le plus bas offert par l’hôtel.

Il se peut que les tarifs susmentionnés ne soient pas toujours disponibles en raison d’événements particuliers dans certaines villes à certains moments de l’année. Dans de telles circonstances, les juges devraient en informer le registraire avant de réserver pour obtenir une autorisation de remboursement de frais d’hôtel de plus de 389,00 $ la nuit. Dans un tel cas, les juges devront fournir les tarifs disponibles dans trois autres établissements hôteliers afin d’expliquer le tarif plus élevé.

Les juges qui doivent se déplacer pour assister à une conférence ou à une réunion et qui demeurent dans des résidences privées appartenant à des tiers plutôt qu’à l’hôtel peuvent obtenir un remboursement de 50 $ par jour.

Repas

Lorsque certains repas ne sont pas déjà offerts à la conférence ou à la réunion, les juges peuvent demander le remboursement des dépenses raisonnables engagées pour les repas, à l’exclusion des boissons alcoolisées, à condition de présenter des reçus. Subsidiairement, ils peuvent demander une indemnité* quotidienne pour les repas de : 25 $ pour le petit déjeuner, 25 $ pour le déjeuner et 60 $ pour le dîner. Lorsque les repas sont fournis à la conférence ou à la réunion, le montant de l’indemnité quotidienne est ajusté en conséquence. En plus de l’indemnité quotidienne pour les repas, une indemnité de frais accessoires de 20 $ par jour peut faire l’objet d’une demande de remboursement pour chaque jour en déplacement pour assister à une conférence ou à une réunion.

* Note : Voici les indemnités en vigueur à compter du 1^er avril 2023. Pour les trimestres du 1er avril 2020 au 31 mars 2022, les tarifs étaient de 20,00 $ pour le petit-déjeuner, 25,00 $ pour le déjeuner et 50,00 $ pour le dîner. Pour les trimestres du 1er avril 2022 au 31 mars 2023, les tarifs étaient de 25,00 $ pour le petit-déjeuner, 25,00 $ pour le déjeuner et 55,00 $ pour le dîner.

Autres dépenses

Les autres types de dépenses les plus courants qui peuvent être remboursés sont décrits ci-dessous, bien qu’il ne s’agisse pas d’une liste exhaustive. Les juges doivent communiquer avec le registraire s’ils souhaitent demander le remboursement de dépenses qui ne sont pas mentionnées ci-après.

Frais de garde d’enfants

Un juge qui est tenu de s’absenter de la maison pendant la nuit pour assister à une conférence ou à une réunion et qui a la garde complète d’un enfant de moins de 18 ans qui réside avec le juge peut demander le remboursement des frais de garde nécessaires pour chaque nuit d’absence.

Internet

Les juges en déplacement pour assister à une conférence ou à une réunion peuvent demander le remboursement des frais de connexion à Internet à l’hôtel ou pendant le vol.

Divers

La combinaison d’un déplacement personnel avec un déplacement pour assister à une conférence

Aucune dépense liée à un déplacement personnel ne peut être remboursée. Un juge qui combine un déplacement personnel avec un déplacement à des fins judiciaires, ou qui, en d’autres mots, ne se rend pas directement à destination ou en provenance du lieu de résidence, tel que prescrit par la loi, à l’endroit où il doit se rendre pour assister à une conférence ou à une réunion, peut demander le remboursement des frais de déplacement raisonnables qu’il aurait normalement engagés si l’itinéraire avait été direct. Si la demande de remboursement comprend un déplacement en avion, le coût de comparaison doit être fondé sur la même classe et le même type de billet que celui acheté au même moment.

Les demandes présentées sur ce fondement doivent être accompagnées du coût de comparaison fourni par la compagnie aérienne et indiquer clairement le coût du déplacement remboursable et le coût de comparaison, le cas échéant. Il est conseillé aux juges de communiquer avec le registraire s’ils sont incertains des dépenses qui peuvent être remboursées à cet égard ou si la documentation fournie n’est pas suffisante.

Reçus

Toutes les dépenses dont le remboursement est demandé doivent être appuyées par un reçu original détaillé de chaque transaction (un bordereau de carte de crédit ne suffit pas s’il ne comprend aucun détail sur l’achat/le paiement). Exceptionnellement, lorsqu’un reçu détaillé est perdu ou autrement non disponible, un bordereau de paiement par carte de crédit ou le relevé mensuel de carte de crédit (ou une copie d’un chèque, si payé par chèque) peut être accepté.

Dépenses du 1^er avril au 30 juin 2020

Montant total des dépenses remboursées art. 90.09 a)	Nombre de juges remboursés art. 90.09 b)	Description détaillée de la réunion, de la conférence ou du colloque art. 90.09 d)
		Description	Date(s)	Lieu	Nombre de juges qui ont participé
0,00 $	0

Les dépenses publiées à l'égard d'un trimestre donné ont été remboursées durant ce trimestre. Certaines peuvent avoir été engagées au cours d'un trimestre précédent.